62歳パソコン教師の日記 NO.157 (2000.6.3)


「ヘミングメイト」に参加された方には、会員名簿をお届けしていますが、[HTML形式]、[テキスト形式]、[エクセル形式] の3種類があります。

[テキスト形式] と [エクセル形式] には、 会員番号、お名前、メールアドレス、都道府県名で、記載されている事項は全く同じです。

[エクセル形式] を開くことの出来ない人のために、[テキスト形式] もお届けしています。 「記載事項が同じなのだから、[テキスト形式] があれば[エクセル形式] は不要ではありませんか?」というメールを頂きました。

お仕事でパソコンを使っている人は [エクセル] に関しては熟知されているでしょうが、パソコンを趣味で始めた人の中には [エクセル] の便利な機能をご存知ない方もいられるようです。

[エクセル] には、関数やマクロを使った高度な機能がありますが、ここでは、上記の会員名簿を例に、簡単な [表の並べ替え] と [抽出] についてご説明します。

会員名簿には、1行目の左から [番号]、[お名前]、[メールアドレス]、[お住まい] の順に各列に表示されています。

2行目には、会員番号1番の人のデータが表示されています。3行目には会員番号2番というように、300人近い人のデータが表示されています。[テキスト形式] の名簿も全く同じです。

[エクセル] の [並べ替え] という機能を使って、都道府県別に並べ替えてみましょう。

  1. 表の中の任意のセル(桝目)をクリックしてアクティブにします。(枠が太線になります。)

  2. メニューバーの [データ] →[並べ替え] とクリックします。 (並べ替えダイアログが表示されます。)

  3. [最優先されるキー] 欄には [番号] という文字が入っています。▼ ボタンをクリックして、プルダウンメニューを表示します。

  4. [お住まい] をクリックして、→[OK] ボタンをクリックします。(これで都道府県名別に並び替えられます。)

    [番号順] に戻す場合は同様な操作を行い、 [3] で [番号] を選択します。
次は、特定の県の人だけを [抽出] してみましょう。

  1. [データ] をクリック、→[フィルタ] をポイント、→[オートフィルタ] をクリックします。(1行目の各項目に ▼ ボタンが付きます。)

  2. [お住まい] 欄の ▼ ボタンをクリックして、プルダウンメニューを表示すると、表に載っている全ての都道府県名が表示されています。

  3. 目的の都道府県名をクリックすると、その県にお住まいの人だけの表示になります。( ▼ ボタンが青色に変わります。この項目で抽出がされているということです。)

    元の全表示に戻す場合は、同様な操作を行い、[3] で [すべて] を選択します。( ▼ ボタンが黒色に戻ります。)

    [3] で抽出した後、更にその中から別の項目で抽出をして絞り込んでいくことが出来ます。

    例えば、上記の4項目の他に [性別] という項目を表に追加しておけば、[3] で抽出した後に、 [性別] 欄の ▼ ボタンをクリックして、[男]、又は [女] を選択して絞り込みます。
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