67歳パソコン教師の日記 NO.1909(2006.1.30)


 同報メールは便利な機能です。一つの文書を一度に数百人、数千人へ送信 することができます。しかし、本文の内容がすべて同じでは味気ないですね。

 できれば、文頭には「会員の皆様へ」よりは「福沢諭吉様」というように、 個別に相手の「氏名」を入れたいものです。その他の事項も個別に入れると 良いですね。

 これは「ワード(Word 2002/2003)」の「差し込み印刷」を使えば可能です。 下記の例は「Word 2003」です。

  1. 「エクセル」で宛先のリストを作成します。「A1」には「名前」、「B1」 には「メールアドレス」、「C1」には「会費」と入力しましょう。

        A     B                  C
     1 氏名   メールアドレス   会費
    
  2. その下行「2」以下にに下記のように入力します。

     2 福沢諭吉 fukuzawa@salty.com 9,000
     3 板垣退助 itagaki@salty.com  9,000
     4 野口英世 noguchi@salty.com  7,000

  3. 「ファイル」→「名前をつけて保存」とクリック、→「保存する場所」と 「ファイル名」は任意、→「ファイルの種類」は「Microsoft Office Excel ブック (*xls)」を選択、→「保存」ボタンをクリックします。

  4. 「ワード」を起動、→下記のように本文を作成します。

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この度は「ヘミングメイト京都オフ会」への参加申し込み、有難うござい ます。

会費金円は会場受付で申し受けますのでよろしくお願いいたします。

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  1. 「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「差し込み印刷」とクリックし ます。

  2. 右欄に「差し込み印刷」ウィザードが表示されます。→「電子メールメッ セージ」にチェックを付け、→下部の「次へ:ひな形の選択」をクリック します。

  3. 「現在の文書を使用」にチェックを付け、→「次へ:宛先の選択」をクリ ックします。

  4. 「既存のリストを使用」にチェックを付け、→「参照」をクリック、→ 「3.」で作成した「xls」ファイルを選択、 →「OK」→「OK」とボタ ンをします。

  5. 「様」の前にカーソルを移動、→「挿し込みフィールドの挿入」をクリッ ク、→「氏名」を選択」→「挿入」→「閉じる」とボタンをクリックしま す。

  6. 「円」の前にカーソルを移動、→「挿し込みフィールドの挿入」をクリッ ク、→「金額」を選択」→「挿入」→「閉じる」とボタンをクリック、→ 「次へ:レターのプレビュー表示」をクリックします。

  7. 「次へ:差し込み印刷の完了」をクリックします。

  8. 「電子メール」をクリック、→「宛先」欄のドロップダウンリストから 「メールアドレス」を選択、→「件名」欄に任意の件名を入力、→「メー ル形式」を選択(HTML、書式なしのどちらでも可)、→「レコードの送信」 欄は「すべて」にチェック、→「OK」ボタンをクリックします。→(下 記のように送信されます。)

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福沢諭吉様

この度は「ヘミングメイト京都オフ会」への参加申し込み、有難うござい ます。

会費金9000円は会場受付で申し受けますのでよろしくお願いいたします。

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 上記の文章を封書で郵送するために個別に印刷する場合は、「6.」で「レ ター」にチェックを付けて進めます。