63歳パソコン教師の日記 NO.742(2002.3.6)


 徹夜をした朝、太陽が昇って地上の万物が陽光を浴びて輝く光景を見ると 疲れも薄らぎますが、ここ数日は肌寒い曇りの日が続いています。三寒四温 を繰り返し、やがて桜の咲く季節になるのですね。

 昨夜、ここまで書いたところに、読者の方が遊びに来ました。酒を酌み交 わしながらパソコン談義に花が咲き、ついつい飲み過ぎてしまいました。今 朝、目覚めてから、マガジンを書かなかったことに気が付いた次第です。申 し訳ありませんが、5日は休刊ということにしてください。

 昨日の日中、久しぶりに同業者のある会社を訪れました。私の顔を見ると 早速パソコンの質問です。白紙の封筒の最下部に社名を印刷したいのだけれ ど、下余白は最低14ミリ必要なので、社名が上の方に印刷されてしまう。 それで、用紙サイズをA4に設定して、→2枚の封筒を縦にセロテープで貼 り付けて印刷しているそうです。「ワード」を使っているそうです。

 最近のプリンタは写真の縁なし印刷ができる機種が多いですね。この機能 を使えば最下部に印刷できるのは当然ですね。「用紙設定」タブを開き、→ 「4辺フチなし」にチェックを付けるだけです。

 縦長の普通の封筒は「長形4号封筒」です。「ワード」で「ファイル」→ 「ページ設定」とクリック、→「用紙サイズ」タブを開き、→「用紙サイズ」 欄のドロップダウンリストから「長形4号封筒」を選択します。

 プリンタの機種によっては、ドロップダウンリストに「長形4号封筒」が ない場合があります。「サイズを指定」をクリック、→「幅」を「90mm」、 「長さ」を「205mm」にします。

 「余白」タブを開き、 →全ての余白を「0」にして、→「OK」ボタンを クリックします。→「余白が印刷できない領域に設定されています」と表示 されますが「無視」ボタンをクリックします。

 宛先と社名を入力したら、→「ファイル」→「印刷」とクリック、→「プ ロパティ」ボタンをクリック、→「用紙設定」タブを開き、→「用紙サイズ」 欄のドロップダウンリストから「長形4号封筒」を選択します。

 ドロップダウンリストに「長形4号封筒」がない場合は「ユーザー定義サ イズ」または「サイズを指定」をクリック、→「幅」を「90mm」、「長さ」 を「205mm」にします。

 以上が「ワード」を使う場合の方法ですが、結構手間がかかりますね。宛 先もキーボードから入力するか、宛先リストがあれば、コピー&ペーストで すね。「エクセル」を使うと簡単ですよ。


 先ず、「エクセル」を起動します。→「ファイル」→「ページ設定」とク リック、→「ページ」タブを開き、→「用紙サイズ」欄のドロップダウンリ ストから「長形4号封筒」を選択します。

 「エクセル」の場合、プリンタの機種によっては、ドロップダウンリスト に「長形4号封筒」も「サイズを指定」もないようですし、サイズを直接入 力することもできないようですから、A4サイズなど封筒よりも大きな用紙 を指定します。

 「4辺フチなし」印刷の機能がないプリンタで、社名を最下部に印刷する 場合は、前述のように2枚の封筒を縦にセロテープで貼り付けて印刷という 方法などを行わなければなりません。

 「エクセル」の「Sheet1」で宛名用のセルを、郵便番号・住所・氏名が複 数行で入るように大きくしておきます。このセルを右クリック、→「セルの 書式設定」をクリック、→「配置」タブを開き、→「文字の制御」欄の「折 り返して全体を表示する」にチェックを付け、→「OK」ボタンをクリック します。封筒下部にはあなたの郵便番号・住所・お名前などを入力します。

 「エクセル」ウインドウ下部の「Sheet2」タブを開き、→宛先リストを作 成します。 セルを大きくして、封筒に宛名を表示するように、1個のセル に郵便番号・住所・氏名を改行して入力します。

 新規に宛先リストを作成するのは大変な手間がかかります。すでに、宛先 リストがある場合は「Sheet2」にコピー&ペーストします。

 「Sheet2」に貼り付けた宛先リストが、氏名・住所などが別のセルに分か れている場合は、ひとつのセルに纏めます。

 「A1」セルに名前、「B1」セルに郵便番号、「C1」セルに住所が入力され ており、「D1」セルに郵便番号+住所+名前+様を表示させるということに しましょう。

 「D1」セルを選択、→「数式バー」に半角で「=」を入力、 →「"〒"」と 入力、→キーボードから「&」を入力、→「B1」セルをクリック、→「&」を 入力、→「C1」セルをクリック、→「&」を入力、 →「A1」セルをクリック、 →「&"様"」と入力、→ 「Enter」キーを押します。「数式バー」は次のよ うになります。すべてをキーボードから直接入力してもOKです。

 "〒"&B1&C1&A1&"様"

 「D1」セルに「郵便番号+住所+名前+様」と表示されましたね。では、 すべての宛先も同じように「D列」に表示させましょう。 「D1」セルの「フ ィルハンドル(右下の小さな四角)」をダブルクリックします。すべての行 の「D 列」にそれぞれの「郵便番号+住所+名前+様」が表示されましたね。

 でも、これだけでは駄目なのですよ。「D列」のセルは「A/B/C列」のセル を参照しているのですから、「A/B/C列」を削除すると「D列」セルがエラー になってしまいます。

 「E1」セルと「F1」セルを結合します。「D1」セルを右クリック、→「コ ピー」をクリック、→結合した「E1」セルを右クリック、→「貼り付け」を クリックします。

 貼り付けられた「D 列」の文字列は1行で表示されていますから、名前の 前など必要な箇所に改行を入れます。 セル内で改行するには「Alt」キーを 押しながら「Enter」キーを押すのですよ。 書体・サイズなどを、封筒に宛 名を表示するように体裁を整えます。

 〒228-0001
 神奈川県座間市相模が丘X-X-X

   西 久 保 希 光 様

 これで住所リストはOKです。不要になった「A/B/C/D 列」は削除しても 構いません。削除するには、列番号の「A」から「D」までをドラッグ、→反 転した上で右クリック、→「削除」をクリックします。

 では、「Sheet1」に宛名を入れます。 宛名用のセルを選択、→「=」を入 力、→「Sheet2」を開き、→目的の宛名セルをクリック、 →「Enter」キー を押します。「Sheet1」の 宛名用のセルに宛名が入りましたね。

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■HTML形式バックナンバー No.731〜No.740 までを、ヘミングメイトの  No.239 hitomi さんに作成して頂き、本日アップロードしました。