64歳パソコン教師の日記 NO.876 (2002.7.31)


 マガジンを創刊した頃は、頂いたメールには必ず返事を出していたのですが、1ヶ月も経つとメールの数が増えてきたために返事を出すのが遅れがち になり、頂いたメールは溜まる一方でした。

 受信したメールは直ぐに拝見しているのですが、返事を出すまでには1通当り10分とすると、1日24時間かけても144通の計算です。数百通と もなれば、ほんの一部のメールにしか返事を出せません。

 最近はマガジンの読者の方がさらに増え、未返事のメールが常時千通以上も溜まった状態が続いています。これは、頂いたメールには個々に返事を書 かなければと考えていたためですが、返事を出せないよりは定型メールでも、直ぐに返事を出した方が良いだろうと考えが変わりました。

 そこで、どのような方法で返信するのが良いだろうかと考えました。メッセージルールを使って自動返信するのが一番簡単ですが、受信したメールす べてに定型メールを送信してしまいますから使えません。ルールの条件では自動返信するメールを選択することは不可能です。

 マガジンの読者の中にも、自動返信を利用されている人がいます。受信したメールすべてに定型メールで返信をしているようで、毎日、マガジンの配 信後には「メール受信しました。只今外出中ですので後ほど返事します」というような内容のメールが数通届きます。受信する方にとっては迷惑に感じ ている人もいるのです。

 結局、署名機能を利用することにしました。定型文を数種類作成して、それぞれを署名として設定しました。頂いたメールの内容に応じて、署名を選 択すればOKです。

 これまでは、お名前に「様」を付けるために、頂いたメールから「アドレス帳」に登録、→「アドレス帳」を開き、→「名前」を選択、→「プロパテ ィ」をクリック、→「名前」タブを開き、→「表示名」欄の名前の後に「様」を入力、→「OK」ボタンをクリックしていました。これも結構手間のかか る作業です。

 定型メールでは、この「様」も省略させていただき、返信機能を使わせてもらううことにしましたので、ご了承いただきたくお願い申し上げます。  これまでは、メールに「お忙しいでしょうから返事は結構です」と書いてくださったり、私宛のメール送信を控えていられた人もいらっしゃったでし ょうが、受信したメールには必ず目を通しています。

 これからは、定型文ですが必ず返信を出しますので、ご遠慮なさらずメールを送っていただきたいと思っています。

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