64歳パソコン教師の日記 NO.977 (2002.11.22)


 今日も午後からパソコン講習会ですので、このマガジンは午前中に書いておきました。帰宅途中にパソコンショップに寄り、インクや名刺用紙などを買ってきました。明日、明後日は岐阜オフ会用のCD−Rの作成をする予定です。

 目次メニューバーが表示されないという人がいらっしゃるようですが、ブラウザのセキュリティを「高」に設定したり、「JavaScript」を無効に設定している場合に表示されないようです。

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【エクセルのデータベース】

 エクセルでは列方向に各項目のデータを入力したものをデータベースとして認識します。行方向に各項目のデータを入力した表をデータベースとして使うには、行と列を入れ替えなければなりません。

1.
表全体を選択、→反転した上で右クリック、→「コピー」をクリックします。


2.
貼り付ける表の右上隅になるセルを右クリック、→「形式を選択して貼り付けをクリックします。


3.
「行列を入れ替える」にチェックを付け、→「OK」ボタンをクリックします。


■データベースから条件にあったデータを抽出する

A.
データベースの中の任意のセルを選択し、→メニューバーの「データ」→「フィルタ」をポイント、→「オートフィルタ」をクリックします。→データベースの各項目欄にドロップダウンボタンが表示されます。


B.
このボタンをクリックしてドロップダウンリストを表示、→リストの中から条件を選択します。→条件に合ったデータが抽出表示されます。


ドロップダウンリストに表示される条件は、その項目の列に入力されているデータです。


C.
抽出されたデータを、さらに別の項目の条件で抽出する場合は「B.」を繰り返して絞り込んでいきます。


D.
抽出した項目のドロップダウンボタン▼は青色になっています。ドロップダウンリストの「すべて」をクリックすると抽出が解除されます。


E.
金額の範囲を指定して抽出する場合は「オプション」をクリックします。


F.
「抽出条件の指定」欄に下限の金額を半角で入力(ドロップダウンリストから選択もOK)→右欄の▼ボタンをクリック、→「以上」をクリックします。


G.
下段に上限の金額を入力、→右欄の▼ボタンをクリック、→「以上」をクリック、→「OK」ボタンをクリックします。


H.
この列の「セルの書式設定」が「会計」になっていなければこの抽出はできません。列記号を選択、→列全体が反転した上で右クリック、→「セルの書式設定」をクリック、→「表示形式」タブを開き「分類」欄の「会計」を選択、→「OK」ボタンをクリックします。


I.
日付の期間で抽出する場合も「F〜G」と同じです。日付の入力は「03/1/1」のように入力します。今年の場合は年を省略して「1/1」でOKです。


■データベースの行を並べ替える

J.
並べ替えのキーとなる列の任意のセルを選択、→ツールバーの「昇順で並べ替え」または「降順で並べ替え」アイコンをクリックします。


K.
複数のキーを設定する場合は、データベースの中の任意のセルを選択、→メニューバーの「データ」→「並べ替え」とクリックします。


L.
「最優先されるキー」「2番目に最優先されるキー」「2番目に最優先されるキー」欄の▼ボタンをクリック、→列を選択、→それぞれの「昇順」または「降順」にチェックを付け、→「OK」ボタンをクリックします。


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■ヘミングメイトのみなさんにお届けしてある「エクセル会員名簿」
 はデー タベースですから、抽出や並べ替えができます。会員番号
 順、名前順、都道府県順、誕生日順などに並べ替えたり、色々な条
 件で抽出することができます。「Sheet2」では「Sheet1」のデータ
 を基に都道府県別の人数を集計表示されます。どうぞお試しくださ
 い。